所有具体的资源对接、人员派驻、项目合作、培训组织的事务，全部交由下属团队全权处理，阮梅本人不参与任何一线的基地建设与运营工作，不前往新加坡参加揭牌仪式与任何活动，不接受任何媒体的采访，只负责统筹决策、整体方向把控、核心资源调配与重大事项审批，确保TVB所有部门、所有资源都能够无阻碍、高效率、全维度地配合基地的建设与运营。
TVB各个部门严格遵照阮梅的指令执行任务，部门之间通力协作，与基地筹备团队保持实时沟通，信息传递及时准确，资源调配高效顺畅，没有出现任何部门推诿、沟通滞后、资源衔接断层等问题，为基地的顺利建成与运营提供了TVB全链条的内容、艺人、制作、宣发与人才资源支撑。
为保障新加坡海外影视IP孵化基地的高质量建设与顺利运营，集团董事会正式审议通过，设立总额为3.2亿港元的基地建设与运营专项基金，资金实行专款专用、即时拨付、全额保障、按需追加，上不封顶，其中1.2亿港元用于场地租赁与装修改造工程，1.2亿港元用于专业设备采购、安装调试与技术平台搭建，0.4亿港元用于团队组建与人员培训，0.3亿港元用于全球合作机构对接与孵化项目储备，0.1亿港元用于揭牌仪式与品牌宣传，所有资金均由飞天文化出海产业基金与集团自有资金共同出资，资金拨付开通了香江与新加坡之间的跨境快速拨付绿色通道，单笔资金到账时间最长不超过两个工作日，所有资金流转清晰、账目完整，不存在资金闲置、挪用、浪费、错配等任何问题，足额支撑了基地建设与运营的各项工作。
同时，集团联合新加坡政府投资公司、淡马锡控股、东南亚华人企业家共同设立了总额为10亿港元的东南亚IP孵化专项基金，基金存续期为10年，其中飞天文化出海产业基金出资5亿港元，新加坡政府投资公司出资2亿港元，淡马锡控股出资1.5亿港元，东南亚华人企业家联合出资1.5亿港元，基金由飞天资本与新加坡本地专业投资团队共同管理，专门用于投资孵化东南亚本土优质影视IP项目与华语IP本地化开发项目。
集团同步成立了由王莽亲自担任总顾问的新加坡海外影视IP孵化基地建设专项指挥部，由集团文化影视板块总裁、东南亚区域总经理、TVB行政总裁联合担任执行总指挥，从集团文化影视板块、TVB各部门、飞天资本、全球事务部、法务合规部、技术中心、人力资源部、财务部抽调核心骨干，组建超过180人的专职项目执行团队，下设选址勘测与规划设计组、工程建设与装修改造组、专业设备采购与技术平台搭建组、运营团队组建与培训组、孵化项目储备与评审组、全球合作机构对接组、IP孵化体系建设组、品牌宣传与活动组、法务合规与后勤保障组九大专项工作组。
各组实行定岗定人、责任到人、节点倒排、闭环管理、全球协同的推进模式，彻底打破部门壁垒、区域壁垒、职能壁垒，构建起从前期筹备、建设施工、团队组建到揭牌运营、项目孵化、产业发展的全链条项目执行体系，所有工作组高效配合、无缝衔接，无推诿扯皮、无沟通障碍、无工作延误，确保基地建设的每一个环节都按计划顺利推进，无任何波折与阻碍。
选址勘测与规划设计组由36名资深商业地产顾问、产业园区设计师、室内设计师、结构工程师组成，团队成员均拥有15年以上文化创意产业园选址、规划设计与建设经验，熟悉新加坡的城市规划、建筑规范、商业地产市场与文化产业发展需求，核心任务是完成基地的选址调研、场地勘测、整体规划设计、方案审批等工作，打造一个兼具国际化视野、东南亚文化特色与影视产业功能的现代化IP孵化基地。
小组基于系统输出的选址方案，先后对新加坡的滨海湾文化创意产业园、纬壹科技城、裕廊创新区、乌节路商业中心、牛车水文化区等12个核心区域的36个备选商业场地进行了全面的实地调研，累计考察了超过126万平方米的商业空间，从地理位置、交通便利程度、周边产业配套、人才资源分布、政策支持力度、租金水平、物业条件、未来发展潜力等28个维度进行了综合评分与层层筛选。
经过多轮对比与论证，最终选定了位于新加坡滨海湾文化创意产业园核心位置的黄金地块作为基地地址，该园区是新加坡政府重点打造的国家级文化创意产业园区，聚集了大量的影视公司、广告公司、设计公司、数字媒体企业与文化创意机构，拥有完善的产业配套、便捷的交通网络、优美的自然环境与浓厚的文化氛围，同时距离新加坡市中心仅5公里，距离新加坡樟宜国际机场仅20公里，能够同时覆盖新加坡本土市场与整个东南亚地区，是新加坡最具发展潜力的文化创意产业聚集地。
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