第二百四十一章办会是个细致活
机关的工作可以概括为“办文、办会、办事”三大类，不论哪一类工作都有其特定的程序和要求。
关于办会，机关有个顺口溜：“领导未走我先走，看看道路平不平；领导未坐我先坐，看看凳子稳不稳；领导未讲我先讲，看看话筒响不响；领导未吃我先尝，看看饭菜凉不凉。”
虽然是顺口溜，但也能看出来，承办会议是一件很辛苦很细致的工作，对一个人的能力素质都是一个很大考验。
单位迎来了宣传工作会议，参会的代表将近100人，是一个中等规模的会议，承办办单位是宣传科，这一次，晓雪作为借调人员，又委以重任。
“晓雪，刚好机关要开宣传工作会议，你你留下来参加会务组帮忙，办完会议才回连队，你看如何？”罗科长找到晓雪说。
“听科长吩咐，我没有意见，麻烦你给指导员打个电话。”晓雪说。
罗科长给指导员打了电话，晓雪的借调时间又延长了。
承办大型的会议，都离不开会前准备、会间服务、会后处置这三个环节，有基本的套路。
晓雪为了上手快，就将以前党代会的资料拿出来学习了一下，熟悉基本流程，了解基本套路。
晓雪在罗科长的指导下，就开始筹办宣传工作会议。
第一，会前的准备。
办会大量的工作都在会前，会议办的质量如何，准备工作很关键。
一是制定会议议案。关于大会的名称、主旨、规模、会期、日程安排，经费预算、组织领导等拿出议案，请领导审批后作为基本的一句。
二是下发会议通知。会议通知起草后，经领导审核后下发，要明确会议名称、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项等8个要素。注意事项要明确携带材料和物品，是否要接站、车次航班及联系方式。
三是起草会议文件。会议文件的高低，决定会议的质量。重要文件要尽早起草，集中力量进行攻关，反复征求意见和修改，报主要领导和主讲人审定。
四是做好会务准备。主要是印制出席证、会议秩序册，布置会场，购买会议纪念品和文具。
五是搞好保障。主要为伙食保障、住宿保障、车辆保障、医疗保障等4个方面，有的会议时间长，还要安排娱乐活动。
第二，会中的服务。
一是组织好人员报到。安排人员和车辆，做好接站工作。要指定专人，在开会通知指定报到的地点坚守岗位，保证自行报到的人员及时得到安排。对一些零时情况，要及时了解，妥善安排。及时核发会议证件、文具和会议资料。及时向分管领导报告报到情况。
二是开好预备会议。会议人员较多、会期较长或程序复杂时，召开简短预备会，简述会议筹备情况和开法，介绍会议服务保障安排和打算。
三是写好会议主持稿。主要是明确议程安排、发言顺序、学习讨论重点、传达贯彻意见等。尤其是会议进行选举和表决等事项的时候，主持词等于“脚本”，要认真撰写，才能保证会议顺利进行。
四是组织好大会发言。提前在会场摆好会议议程、列明发言名单及排序。如会议临时安排发言，应通知相关人员抓紧做好发言准备。对没有形成材料的发言，在发言后一般将其发言稿留下，以便会后印发和留存。
五是做好会议记录。重要讲话、报告要录音录像，以便事后整理讲话稿。
六是安排好分组讨论。做好会议场所等协调工作。
七是组织好现场参观。事先确定参观路线、进行模拟预演。
八是编好会议简报。一般要求是：题目要醒目、内容要精炼、篇幅要简短、印发要及时。
九是回收好会议材料。保密类材料，应予以收回。
十是做好与会人员返程服务事宜。
第三，会议的收尾。
一是搞好财务结算。及时核算结清文印、会场、伙食、住宿、医疗、行车的费用，凡属于列入会议预算或预算外的开支应当纳入会议报销的经费，都要作出处置，不留遗留问题。
二是搞好会务总结。会议结束后，大会秘书处应当召集全体办会人员进行总结，肯定成绩，指出问题，及时吸取经验教训，对于表现好的个人进行表扬。
三是搞好材料合订存留。会议形成的一切文件资料，包括主持词和发言记录，在会议期间就要注意收集，会后系统排列，装订成册，留作资料。
四是会务用品的归还和整理。每次会议结束后，对一些日常的会议用品，借来的应立即归还，自置的应加以整理，以便下一次再借和使用。
五是抓好会议精神的落实催办。主办机关在会议结束后，明确人员，采取电话联系或其他方式，对会议精神传达贯彻情况和会议决议决办事件的办理情况，向有关单位进行了解和督办，力求把会议精神落到实处。
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