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第241章 办会是个细致活

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第二百四十一章办会是个细致活

机关的工作可以概括为“办文、办会、办事”三大类,不论哪一类工作都有其特定的程序和要求。

关于办会,机关有个顺口溜:“领导未走我先走,看看道路平不平;领导未坐我先坐,看看凳子稳不稳;领导未讲我先讲,看看话筒响不响;领导未吃我先尝,看看饭菜凉不凉。”

虽然是顺口溜,但也能看出来,承办会议是一件很辛苦很细致的工作,对一个人的能力素质都是一个很大考验。

单位迎来了宣传工作会议,参会的代表将近100人,是一个中等规模的会议,承办办单位是宣传科,这一次,晓雪作为借调人员,又委以重任。

“晓雪,刚好机关要开宣传工作会议,你你留下来参加会务组帮忙,办完会议才回连队,你看如何?”罗科长找到晓雪说。

“听科长吩咐,我没有意见,麻烦你给指导员打个电话。”晓雪说。

罗科长给指导员打了电话,晓雪的借调时间又延长了。

承办大型的会议,都离不开会前准备、会间服务、会后处置这三个环节,有基本的套路。

晓雪为了上手快,就将以前党代会的资料拿出来学习了一下,熟悉基本流程,了解基本套路。

晓雪在罗科长的指导下,就开始筹办宣传工作会议。

第一,会前的准备。

办会大量的工作都在会前,会议办的质量如何,准备工作很关键。

一是制定会议议案。关于大会的名称、主旨、规模、会期、日程安排,经费预算、组织领导等拿出议案,请领导审批后作为基本的一句。

二是下发会议通知。会议通知起草后,经领导审核后下发,要明确会议名称、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项等8个要素。注意事项要明确携带材料和物品,是否要接站、车次航班及联系方式。

三是起草会议文件。会议文件的高低,决定会议的质量。重要文件要尽早起草,集中力量进行攻关,反复征求意见和修改,报主要领导和主讲人审定。

四是做好会务准备。主要是印制出席证、会议秩序册,布置会场,购买会议纪念品和文具。

五是搞好保障。主要为伙食保障、住宿保障、车辆保障、医疗保障等4个方面,有的会议时间长,还要安排娱乐活动。

第二,会中的服务。

一是组织好人员报到。安排人员和车辆,做好接站工作。要指定专人,在开会通知指定报到的地点坚守岗位,保证自行报到的人员及时得到安排。对一些零时情况,要及时了解,妥善安排。及时核发会议证件、文具和会议资料。及时向分管领导报告报到情况。

二是开好预备会议。会议人员较多、会期较长或程序复杂时,召开简短预备会,简述会议筹备情况和开法,介绍会议服务保障安排和打算。

三是写好会议主持稿。主要是明确议程安排、发言顺序、学习讨论重点、传达贯彻意见等。尤其是会议进行选举和表决等事项的时候,主持词等于“脚本”,要认真撰写,才能保证会议顺利进行。

四是组织好大会发言。提前在会场摆好会议议程、列明发言名单及排序。如会议临时安排发言,应通知相关人员抓紧做好发言准备。对没有形成材料的发言,在发言后一般将其发言稿留下,以便会后印发和留存。

五是做好会议记录。重要讲话、报告要录音录像,以便事后整理讲话稿。

六是安排好分组讨论。做好会议场所等协调工作。

七是组织好现场参观。事先确定参观路线、进行模拟预演。

八是编好会议简报。一般要求是:题目要醒目、内容要精炼、篇幅要简短、印发要及时。

九是回收好会议材料。保密类材料,应予以收回。

十是做好与会人员返程服务事宜。

第三,会议的收尾。

一是搞好财务结算。及时核算结清文印、会场、伙食、住宿、医疗、行车的费用,凡属于列入会议预算或预算外的开支应当纳入会议报销的经费,都要作出处置,不留遗留问题。

二是搞好会务总结。会议结束后,大会秘书处应当召集全体办会人员进行总结,肯定成绩,指出问题,及时吸取经验教训,对于表现好的个人进行表扬。

三是搞好材料合订存留。会议形成的一切文件资料,包括主持词和发言记录,在会议期间就要注意收集,会后系统排列,装订成册,留作资料。

四是会务用品的归还和整理。每次会议结束后,对一些日常的会议用品,借来的应立即归还,自置的应加以整理,以便下一次再借和使用。

五是抓好会议精神的落实催办。主办机关在会议结束后,明确人员,采取电话联系或其他方式,对会议精神传达贯彻情况和会议决议决办事件的办理情况,向有关单位进行了解和督办,力求把会议精神落到实处。

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